Приказ Департамента бюджета и финансов Смоленской области от 14.02.2014 N 30 "Об утверждении Порядка обмена электронными документами и использования электронной подписи в системе электронного документооборота"



ДЕПАРТАМЕНТ БЮДЖЕТА И ФИНАНСОВ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 14 февраля 2014 г. № 30

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В СИСТЕМЕ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В целях организации обмена электронными документами, используемыми в процессе исполнения областного бюджета и бюджетов муниципальных образований Смоленской области, с использованием электронной подписи между Департаментом бюджета и финансов Смоленской области и главными распорядителями, распорядителями и получателями средств областного бюджета, бюджетными и автономными учреждениями, а также финансовыми органами администраций муниципальных образований Смоленской области в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и Правилами обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи, утвержденными постановлением Администрации Смоленской области от 13.11.2007 № 394, приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок обмена электронными документами и использования электронной подписи в системе электронного документооборота (далее - Порядок).
2. Считать утратившим силу приказ Департамента бюджета и финансов Смоленской области от 25.03.2009 № 23 "Об утверждении Порядка обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Департамента Т.Н. Кулешову.

Начальник Департамента
И.А.САВИНА





Утвержден
приказом
Департамента
бюджета и финансов
Смоленской области
от 14.02.2014 № 30

ПОРЯДОК
ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОДПИСИ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Настоящий Порядок определяет общие принципы осуществления обмена электронными документами, используемыми в процессе исполнения областного бюджета и бюджетов муниципальных образований Смоленской области, и использования электронной подписи (далее - ЭП) в системе электронного документооборота между Департаментом бюджета и финансов Смоленской области (далее - Департамент) и главными распорядителями, распорядителями и получателями средств областного бюджета, бюджетными и автономными учреждениями, а также финансовыми органами администраций муниципальных образований Смоленской области (далее - Клиент). Совместно Департамент и Клиент в дальнейшем именуются Участники.
2. В настоящем Порядке использованы следующие определения:
- "система электронного документооборота" (далее - СЭД) - система обмена между Участниками документами, используемыми в процессе исполнения областного бюджета и бюджетов муниципальных образований Смоленской области, в том числе копиями документов, подтверждающих принятые Участником денежные обязательства, которые представляются в электронном виде с использованием средств вычислительной техники (далее - СВТ), сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), телекоммуникационных систем и программных комплексов (такие документы называются электронными документами или далее - ЭД);
- "удостоверяющий центр" (далее - УЦ) - специализированная организация (юридическое лицо, подразделение в его составе или индивидуальный предприниматель), осуществляющая функции по формированию, регистрации и выдаче сертификатов ключей проверки ЭП (далее - ключи ЭП), а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
- "уполномоченные лица" (далее - УЛ) - лица из числа сотрудников Участников, утверждаемые приказами Участников, уполномоченные осуществлять работу с ЭД, заключающуюся в подготовке, подписании, отправке, получении, хранении, обработке и учете ЭД;
- "идентификация" - присвоение УЛ идентификатора и сравнение предъявляемого идентификатора с перечнем ранее присвоенных идентификаторов;
- "идентификатор пользователя СЭД" (далее - ИП) - уникальное имя для идентификации УЛ при работе с программным обеспечением СЭД, которое обычно используется совместно с паролем;
- "сервер ключей" - выделенное СВТ, использующее специальное программное обеспечение для проверки подлинности ЭП при работе в СЭД;
- "компрометация ключей ЭП" - утрата доверия к тому, что сертификаты закрытых ключей проверки ЭП (далее - закрытые ключи ЭП) более недоступны посторонним лицам, к таким событиям относятся в частности следующие:
1) утрата носителей ключей ЭП, в том числе с их дальнейшим обнаружением;
2) возникновение подозрений об утечке информации или ее искажении в СЭД;
3) нарушение целостности печатей (или утрата пломбиров, с помощью которых они выполняются) на сейфах или контейнерах, предназначенных для хранения носителей ключей ЭП, в случаях, когда предусмотрена соответствующая процедура опечатывания сейфов или контейнеров;
4) утрата ключей от сейфов в период нахождения в них носителей ключей ЭП, в том числе с их дальнейшим обнаружением;
5) доступ посторонних лиц к носителям ключей ЭП;
6) хищение, несанкционированное копирование, передача закрытых ключей ЭП с использованием любых каналов связи, а также другие случаи, при которых достоверно нельзя установить, что произошло с закрытым ключом ЭП и (или) его носителем, в том числе при выходе носителя из строя и невозможности исключения действий злоумышленников.
3. Иные понятия, термины и определения используются в значениях, определенных федеральным и региональным законодательством.
4. ЭД готовятся, передаются и обрабатываются исключительно в соответствии с настоящим Порядком, который обязателен для исполнения всеми УЛ.
5. ЭД, оформленные в соответствии с настоящим Порядком, признаются Участниками равными по значению документам на бумажных носителях, подписанным собственноручными подписями УЛ.
6. УЦ для УЛ формирует, регистрирует, выдает и уничтожает ключи ЭП в порядке, устанавливаемом Администрацией Смоленской области.
7. После выдачи УЛ ключей ЭП УЦ не позднее следующего рабочего дня представляет в Департамент сертификаты открытых ключей проверки ЭП (далее - открытые ключи ЭП) в электронном виде для их регистрации на сервере ключей.
8. Для регистрации УЛ в СЭД Клиент представляет в Департамент на бумажных носителях следующие документы, заверенные подписью руководителя Клиента (или иным уполномоченным лицом) и гербовой печатью Клиента:
- заявление о регистрации в системе электронного документооборота Департамента бюджета и финансов Смоленской области по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку (далее - заявление о подключении);
- договор об обмене электронными документами с использованием электронной подписи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку (далее - Договор) в двух экземплярах;
- сопроводительное письмо с перечислением представляемых документов, составленное на официальном бланке Клиента (далее - Письмо).
В случае изменения реквизитов Клиента вместе с указанными выше документами Клиент представляет заявление об отмене регистрации в системе электронного документооборота Департамента бюджета и финансов Смоленской области по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку (далее - заявление об отключении).
9. После представления Клиентом в Департамент документов, указанных в пункте 8 настоящего Порядка, и получения Департаментом в электронном виде из УЦ открытых ключей ЭП УЛ Клиента Департамент выполняет следующие действия:
- проверяет полученные от Клиента документы;
- регистрирует полученные из УЦ открытые ключи ЭП УЛ на сервере ключей;
- оформляет Договор подписью начальника Департамента (или иного уполномоченного лица) и гербовой печатью Департамента;
- возвращает Клиенту один экземпляр Договора;
- предоставляет ИП и пароли Клиенту.
10. При необходимости регистрации в СЭД дополнительных УЛ Клиента, с которым Департаментом ранее уже был заключен договор, Клиент представляет в Департамент заявление о подключении вместе с Письмом, после чего Департамент предоставляет Клиенту ИП и пароли.
11. При увольнении УЛ Клиента, ранее зарегистрированных в СЭД, Клиент представляет в Департамент заявление об отключении вместе с Письмом.
12. В случае изменения фамилии, имени или отчества УЛ Клиента, ранее зарегистрированных в СЭД, Клиент представляет два заявления вместе с Письмом: заявление об отключении, содержащее старые данные пользователя, и заявление о подключении с новыми данными, после чего Департамент вносит соответствующие изменения в ИП и предоставляет их Клиенту.
13. Клиент обязуется хранить получаемые ИП и пароли в тайне.
14. Использование ИП и паролей, предоставленных Клиенту, может быть прекращено Департаментом в следующих случаях:
- по инициативе Клиента на основании заявления об отключении, представляемого вместе с Письмом;
- по инициативе Департамента с уведомлением Клиента средствами электронной почты о прекращении действия ИП и паролей.
15. При компрометации ключей ЭП своих УЛ Клиент должен немедленно любым доступным способом, позволяющим зафиксировать факт поступления сообщения (телефонограмма, сообщение по электронной почте, телеграмма и т.п.) известить Департамент о данном факте, а затем не позднее следующего рабочего дня направить в Департамент подтверждающее письменное заявление.
16. При плановой смене ключей ЭП УЛ Клиента после получения в электронном виде из УЦ открытых ключей ЭП УЛ, ранее зарегистрированных в СЭД, Департамент не позднее следующего рабочего дня регистрирует полученные открытые ключи ЭП УЛ Клиента на сервере ключей.
17. УЛ Клиента готовят, подписывают своими ЭП и передают ЭД с использованием соответствующего программного обеспечения в Департамент, а при наличии дополнительных подтверждающих документов осуществляют их сканирование, подписание ЭП и присоединение к ЭД.
18. Отправителем является Участник, УЛ которого подписали своими ЭП и передали ЭД, а получателем является Участник, который получил ЭД, переданный ему отправителем.
19. ЭД считается исходящим от отправителя, если он передан УЛ отправителя.
20. ЭД не считается исходящим от отправителя, если получатель знал или должен был знать, в том числе в результате выполнения проверки, о том, что данный ЭД не исходит от отправителя, или о том, что он получен искаженным.
21. При получении ЭД получатель в автоматизированном режиме при помощи СКЗИ и СЭД проверяет подлинность всех ЭП УЛ в ЭД, а также сроки действия ключей ЭП УЛ в ЭД.
22. Свидетельством того факта, что ЭД прошел проверку и принят к исполнению Департаментом, является установка УЛ Департамента аналитического признака "Проверено".
23. В случае отказа в принятии к исполнению ЭД УЛ Департамента устанавливает аналитический признак "Забраковано" с указанием причины, при этом ЭД с аналитическим признаком "Забраковано" хранится Департаментом до просмотра Клиентом причины отказа и его удаления Клиентом.
24. Наличие даты проводки ЭД является свидетельством исполнения ЭД Департаментом.
25. Клиент вправе отредактировать или удалить ЭД, подписанные ЭП своих УЛ и отправленные в Департамент, до принятия их к исполнению Департаментом, но при этом, в случае редактирования ЭД до принятия их к исполнению Департаментом, Клиент обязан подписать ЭД повторно.
26. ЭД, подписанный ЭП УЛ Участников, может иметь неограниченное количество копий, выполненных на электронных носителях любого типа, при этом все копии ЭД, подписанного ЭП УЛ Участников, являются подлинниками данного ЭД.
27. Подлинник ЭД считается несуществующим в случае, если не существует ни одной копии данного ЭД, учтенной Участниками, или восстановление ее невозможно, а также в случае, если нет способа установить подлинность ЭП в ЭД.
28. Копии ЭД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажных носителях, и должны быть заверены штампом (печатью), а также собственноручной подписью УЛ Участника, при этом копии ЭД на бумажных носителях должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, а ЭД и его копии на бумажных носителях должны быть идентичны.
29. Учет принятых к исполнению, исполненных и забракованных ЭД осуществляется программным обеспечением Департамента, учет иных ЭД осуществляется программным обеспечением Участников.
30. Хранение ЭД заключается в сохранении Участниками архивов ЭД, архивов открытых ключей ЭП, а также программного обеспечения для работы с этими архивами, в том числе проверки ЭП в ЭД, при этом срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения их аналогов на бумажных носителях.
31. Администраторы информационной безопасности при обмене ЭД назначаются приказом Департамента и выполняют следующие функции:
- устанавливают СКЗИ, корневые сертификаты УЦ, а также открытые ключи ЭП УЛ Департамента, наделенных правом ЭП, на СВТ;
- регистрируют и отменяют регистрацию открытых ключей ЭП УЛ Участников на сервере ключей;
- в случае отзыва по инициативе УЦ ключей ЭП УЛ Департамента выясняют причины отзыва, организуют их устранение и готовят документы для оформления новых ключей ЭП УЛ Департамента;
- в случае отзыва по инициативе Департамента ключей ЭП УЛ Департамента (компрометация, неисправность носителей, истечение срока действия или увольнение УЛ) готовят необходимые документы;
- в случае получения извещения от Клиента о компрометации, отзыве или приостановлении действия ключей ЭП его УЛ до обновления списка отозванных ключей ЭП на сайте УЦ отменяют регистрацию открытых ключей ЭП УЛ Клиента на сервере ключей немедленно после получения извещения.





Приложение 1
к Порядку
обмена электронными
документами и использования
электронной подписи в системе
электронного документооборота

Начальнику
На бланке Департамента бюджета и финансов
Клиента Смоленской области
____________________
(Фамилия, И.О.)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о регистрации в системе электронного документооборота
Департамента бюджета и финансов Смоленской области

Прошу зарегистрировать в качестве пользователя(ей) системы электронного
документооборота Департамента бюджета и финансов Смоленской области
следующих уполномоченных лиц ______________________________________________
__________________________________________________________________________:
(полное наименование Клиента)
1. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
2. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
3. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
4. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
5. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
6. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
7. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
8. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)

______________________________________ _____________/_____________________/
(должность руководителя Клиента) (подпись) (расшифровка подписи)
М.П.





Приложение 2
к Порядку
обмена электронными
документами и использования
электронной подписи в системе
электронного документооборота

Начальнику
На бланке Департамента бюджета и финансов
Клиента Смоленской области
____________________
(Фамилия, И.О.)

ЗАЯВЛЕНИЕ
об отмене регистрации в системе электронного документооборота
Департамента бюджета и финансов Смоленской области

Прошу отменить регистрацию в качестве пользователя(ей) системы
электронного документооборота Департамента бюджета и финансов Смоленской
области следующих уполномоченных лиц ______________________________________
__________________________________________________________________________:
(полное наименование Клиента)
1. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
2. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
3. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
4. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
5. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
6. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
7. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)
8. _________________________________________ с "___" ________ 20__ года
(фамилия, имя, отчество)

______________________________________ _____________/_____________________/
(должность руководителя Клиента) (подпись) (расшифровка подписи)
М.П.





Приложение 3
к Порядку
обмена электронными
документами и использования
электронной подписи в системе
электронного документооборота

ДОГОВОР
об обмене электронными документами с использованием электронной подписи

г. Смоленск "___" __________ 20__ года

Департамент бюджета и финансов Смоленской области в лице ______________
________________________________________________, действующего на основании
(должность, фамилия, имя, отчество)
Положения о Департаменте бюджета и Смоленской области, именуемый в
дальнейшем Департамент, с одной стороны, и ________________________________
__________________________________________________________________________,
(полное наименование Клиента)
в лице ___________________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании ________________________________________________,
(основание деятельности - положение,
устав и т.п.)
именуемый в дальнейшем Клиент, с другой стороны, вместе в дальнейшем
именуемые Стороны, заключили настоящий договор (далее - Договор) о
нижеследующем.

1. Предмет Договора

1.1. Стороны осуществляют обмен документами, в том числе копиями документов, подтверждающими принятые Сторонами денежные обязательства, в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в соответствии с Порядком обмена электронными документами и использования электронной подписи в системе электронного документооборота, утвержденном приказом Департамента (далее - Порядок).
1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы (далее - ЭД), подписанные электронными подписями (далее - ЭП) уполномоченных лиц (далее - УЛ), равны по значению полученным документам на бумажных носителях.
1.3. Стороны признают, что использованных в СЭД сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), которые реализуют функцию ЭП, достаточно для подтверждения того, что:
- ЭД исходят от передавшей его Стороны (подтверждение авторства ЭД);
- ЭД не претерпели каких-либо изменений при информационном взаимодействии Сторон (подтверждение целостности и подлинности ЭД);
- ЭД равен по значению документам на бумажных носителях.
1.4. При работе в СЭД Стороны руководствуются Порядком и документами, регламентирующими работу Удостоверяющего центра органов исполнительной власти Смоленской области (далее - УЦ), а также действующим федеральным и региональным законодательством.

2. Технические условия

2.1. Клиент за свой счет приобретает средства вычислительной техники (далее - СВТ), системное программное обеспечение, СКЗИ и иное программное и аппаратное обеспечение, необходимое для реализации функции ЭП, а также оплачивает требуемые телекоммуникационные средства для работы в СЭД.
2.2. Программное обеспечение для осуществления обмена ЭД в СЭД предоставляется Департаментом Клиенту на безвозмездной основе.
2.3. Услуги по предоставлению Клиенту ключей ЭП, в том числе их формирование, запись на ключевые носители, регистрацию и уничтожение, оказывает УЦ.

3. Права и обязанности Сторон

3.1. Департамент обязан:
- поддерживать в исправном состоянии принадлежащее Департаменту или находящееся в его пользовании программное и аппаратное обеспечение, необходимое для обмена ЭД с Клиентом;
- извещать Клиента об отсутствии возможности по приему или передачи ЭД в СЭД, а также об изменении требований к ЭД;
- немедленно приостанавливать обмен ЭД с Клиентом при компрометации ключей ЭП, а также при прекращении использования представленного Клиенту идентификатора пользователя СЭД (далее - ИП) и пароля.
3.2. Департамент имеет право:
- отказывать Клиенту в исполнении ЭД с указанием мотивированной причины отказа;
- приостанавливать обмен ЭД при несоблюдении Клиентом требований Порядка и обеспечения информационной безопасности, предусмотренных федеральным и региональным законодательством, а также во время разрешения спорных ситуаций и выполнения неотложных работ с программным и (или) аппаратным обеспечением, используемом для обмена ЭД с Клиентом, с уведомлением Клиента о сроках проведения этих работ, при этом Клиент оформляет и передает Департаменту документы на бумажных носителях или в виде ЭД на электронном носителе по согласованию с Департаментом.
3.3. Клиент обязан:
- извещать Департамент о невозможности принятия или передачи ЭД в СЭД и представлять в этом случае документы иным способом по согласованию с Департаментом;
- в случаях разногласий Сторон обеспечивать доступ УЛ Департамента к своим СВТ;
- соблюдать требования документов, регламентирующих работу УЦ;
- содержать в исправном состоянии свои СВТ;
- предпринимать организационные и иные меры, направленные на предотвращение несанкционированного доступа в помещения, где расположены СВТ и места хранения ключей ЭП;
- не допускать появления на СВТ любого вредоносного (в том числе вирусного) программного обеспечения, направленного на разрушение СЭД;
- немедленно прекращать использование ключа ЭП в случае его компрометации и уведомлять об этом факте Департамент и УЦ в соответствии с Порядком;
- не уничтожать и не модифицировать ключи ЭП.
3.4. Клиент имеет право:
- требовать от Департамента исполнения принятых ЭД от Клиента;
- требовать от Департамента приостановления исполнения всех ЭД при компрометации ключей ЭП Клиента в случае своевременного извещения Департамента об этом факте.
3.5. Сторона, для которой возникла невозможность исполнения обязательств по Договору, должна немедленно известить в письменном виде другую Сторону о действии обстоятельств непреодолимой силы, препятствующих исполнению обязательств по Договору, при этом срок исполнения обязательств по Договору переносится соразмерно времени, в течение которого действовали такие обстоятельства.
3.6. При возникновении споров, связанных с приемом или передачей ЭД, Стороны обязаны соблюдать порядок разрешения разногласий, предусмотренный Договором.

4. Ответственность Сторон

4.1. Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Каждая из Сторон несет ответственность за информацию, содержащуюся в ЭД, подписанных ЭП своих УЛ.
4.3. Департамент не несет ответственности за любой ущерб, возникший в результате:
- принятия ЭД к исполнению со скомпрометированной ЭП Клиента в случае получения информации о факте компрометации ЭП после принятия ЭД к исполнению;
- некорректного заполнения ЭД Клиентом в СЭД;
- разглашения Клиентом паролей или в случае нарушения Клиентом правил эксплуатации ЭП, в результате которого ключи ЭП стали доступны лицам, на имя которых они не выдавались.
4.4. Клиент несет ответственность за сохранность программного обеспечения, используемого для осуществления обмена ЭД в СЭД, ключей ЭП, их носителей, а также ЭД, которые размещаются на своих СВТ.

5. Разногласия Сторон

5.1. При возникновении спорных ситуаций в ходе обмена ЭД Стороны должны стремиться к их разрешению путем переговоров.
5.2. В случае если спорная ситуация не урегулирована в результате переговоров, Стороны после проверки целостности СКЗИ назначают экспертную комиссию из представителей Сторон, УЦ и иных организаций, признаваемых Сторонами.

6. Срок действия Договора

6.1. Договор заключается на неопределенный срок и вступает в силу с момента его подписания Сторонами.
6.2. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных Договором, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть Договор, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону.
6.3. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой Стороны.

7. Юридические адреса и подписи Сторон

Департамент бюджета ___________________________________
и финансов Смоленской области ___________________________________
(полное наименование Клиента)
214008, г. Смоленск, пл. Ленина, д. 1; ___________________________________
e-mail: fin@admin.smolensk.ru; ___________________________________
http://www.finsmol.ru ___________________________________
(адреса Клиента, в том числе
адрес электронной почты)

_____________________________________ ___________________________________
_____________________________________ ___________________________________
(полное наименование должности (полное наименование должности
руководителя или иного руководителя или иного
УЛ Департамента) УЛ Клиента)

_________/________________/ _________/________________/
(подпись) (И.О. Фамилия) (подпись) (И.О. Фамилия)
М.П. М.П.


------------------------------------------------------------------